Alloggiati Web: cosa cambierà dal 2022

Per noi proprietari e gestori di strutture ricettive extralberghiere, la comunicazione Alloggiati Web, rappresenta un adempimento fondamentale.

Con il Decreto del Ministero dell’Interno del 16 settembre 2021, sono state apportante importanti novità sia in merito alle tempistiche che alla modalità di comunicazione.

Vediamo in questo contributo, quali sono le novità dal 12 gennaio 2022 per il nuovo portale alloggiati web.

Sei pronto?!? Si comincia!!!

Comunicazione alloggiati web: quali soggetti?

I gestori delle strutture ricettive, ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S, sono tenuti ad effettuare la comunicazione dei propri ospiti alla Questura competente per territorio.

Il Ministero dell’Interno, con circolare interpretativa del 26.06.2015 della Direzione Centrale Affari Generali della Polizia di Stato è intervenuto a colmare alcune lacune dell’art. 109 del T.U.L.P.S.

Il documento di prassi prevede che tale adempimento non può essere circoscritto alle sole strutture ricettive previste dall’art. 109 del T.U.L.P.S. Questo significa che non possono quindi ritenersi esclusi dall’obbligo di comunicazione coloro i quali locano appartamenti ad uso turistico. Questo, indipendentemente dall’eventuale classificazione o meno delle leggi regionali.

Portale Alloggiati Web: nuova modalità di accesso

Il Decreto del Ministero dell’Interno del 16 settembre 2021, ha apportato importanti novità sia in merito alla modalità di accesso e comunicazione che alle tempistiche.

La novità più importante introdotta dal decreto legge è sicuramente la modalità di autenticazione. Anche se la richiesta delle credenziali alla Questura rimane la stessa, varia il modo di accedere al portale. Infatti Il nuovo Alloggiati Web abbandonerà finalmente il suo elemento più criticato, il certificato digitale. Quest’ultimo incubo degli host, in quanto difficile da installare e aggiornare. Tale certificato verrà sostituito da una più moderna forma di autenticazione: username e password + codice OTP ricevuto via SMS.

OTP o one-time-password non è altro che una modalità di accesso in cui un software o un’applicazione richiedono all’utente di dimostrare la propria identità. Il soggetto riceve un codice usa e getta sul proprio dispositivo mobile, numero di cellulare o email.

Tempi di comunicazione: cosa cambierà?

Ad oggi le generalità degli ospiti, devono essere trasmesse entro le 24 ore successive all’arrivo presso la struttura.

Per i soggiorni inferiori alle 24 ore, le comunicazioni devono essere effettuate nelle 24 ore dall’arrivo.

La novità in arrivo, riguarda la tempistica di comunicazione per i soggiorni inferiori a 24 ore. Come si evince dal decreto, il limite massimo sarà di 6 ore per registrare gli ospiti che soggiorneranno meno di 24 ore.

Alloggiati Web: recupero credenziali di accesso

Nel caso in cui abbiamo smarrito le credenziali per accedere al portale alloggiati web, è necessario seguire la procedura che ti mostrerò qui di seguito.

Per accedere al “Recupero Credenziali di Accesso” del portale Alloggiati Web, dovrai raggiungere l’Home Page all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, successivamente selezionare il menù SUPPORTO e selezionare la voce RECUPERA CREDENZIALI, come da immagine qui sotto:

Tramite questa funzionalità, potrai recuperare:

• Codici di Accesso;
• Scheda Codici;
• PUK;
• Password.

Dovrai essere in possesso di almeno di due informazioni tra quelle precedentemente elencate per poter recuperare le credenziali. Nel dettaglio, si può recuperare:

• CODICI DI ACCESSO: Se si è in possesso di “Password” e “PUK”;
• PASSWORD: Se si è in possesso di “Scheda codici” e “PUK”;
• SCHEDA CODICI: Se si è in possesso di “Password” e “PUK”;
• PUK: Se si è in possesso di “Password” e “Scheda Codici”.

come da immagine qui sotto:

Delegare la comunicazione ad un altro soggetto

Ad oggi la comunicazione degli ospiti tramite il portale Alloggiati Web è un obbligo a carico dei titolari delle strutture ricettive. Questo ha creato non pochi problemi in capo ai gestori. Con il nuovo sistema, la gestione delle credenziali può essere delegata, come previsto dall’art. 1 lett. b):

“ad un soggetto identificato, appositamente incaricato della trasmissione”

Gestione appartamenti

Nei casi di gestori o proprietari di appartamenti, l’utente abilitato potrà agire in autonomia la lista dei propri appartamenti al fine di poter inviare le schedine degli alloggiati. Una volta effettuato l’accesso il sistema aggiunge tra le funzioni a disposizione nel menù, presente nella barra superiore, la voce “Appartamenti” (come puoi vedere dalla figura qui di seguito):

Per aggiungere un appartamento, dovrai selezionare la voce aggiungi e successivamente si presenterà la seguente finestra:

Una volta inserite tutte le informazioni dovrai procedere all’inserimento facendo clic sul pulsante “Conferma”.

Il campo comune può contenere solo luoghi ricadenti nella provincia della Questura di appartenenza.

Se desideri procedere a visualizzare gli appartamenti inseriti, dovrai selezionare la voce Elenco, visibile dalla voce “Appartamenti” e, ti verrà proposta la finestra con tutti gli appartamenti inseriti.

Dalla schermata Elenco potrai:

• fare clic sulla X per eliminare l’appartamento inserito;
• aggiungere un nuovo appartamento;
• cercare un nuovo appartamento;
• effettuare il download dell’elenco appartamenti abilitati.

Una volta disabilitato l’appartamento non potrà essere riabilitato. Tuttavia potrà essere reinserito nuovamente.

Alloggiati Web: quando entreranno in vigore le novità

Il nuovo sistema Alloggiati Web è entrato in vigore il 12 gennaio 2022, a novanta giorni dalla pubblicazione del Decreto del Ministero dell’Interno. Sono entrate in vigore anche le nuove regole sui soggiorni non superiori alle 24 ore. Per i quali, come abbiamo visto in precedenza, la comunicazione alla questura delle generalità delle persone alloggiate dovrà avvenire entro 6 ore. E’ importante scaricare le ricevute dei dati trasmessi ad Alloggiati Web. Trascorsi 30 giorni vengono sovrascritte e la loro assenza può essere contestata e sanzionata in fase d’ispezione.

Si potrà accedere dopo il 12 gennaio 2022 con il certificato digitale?

Il decreto specifica che i gestori di strutture ricettive abilitati all’invio con certificato digitale potranno continuare ad utilizzare questo metodo fino alla scadenza del certificato. Per tutte le nuove credenziali e per i certificati che scadono dopo il 12 gennaio, la Polizia di Stato, tramite l’ausilio della Questura territorialmente competente, abiliterà esclusivamente l’accesso con username, password e otp.

Migrazione codici di sicurezza

Come abbiamo visto, con la nuova versione del Portale Alloggiati è stato introdotto un nuovo meccanismo di accesso/sicurezza che non prevede più l’uso del certificato digitale. In sostituzione di quest’ultimo è stato creato un set di codici che riceverai in fase di abilitazione dalla Questura competente territorialmente. Tuttavia per le utenze già registrate nel portale che utilizzano il certificato digitale, entro la data di scadenza, dovranno migrare in autonomia al nuovo sistema di autenticazione.

Qui di seguito ti mostrerò come poter effettuare questa migrazione se sei già in possesso del certificato digitale. Per effettuare la migrazione dovrai conoscere le tue credenziali ed essere a conoscenza della corretta importazione del certificato su un proprio browser.

Come mostrato nella figura sottostante dovrai andare nella home page del portale, aprire il menù SUPPORTO e selezionare la voce RECUPERA CREDENZIALI.

Seguendo i passaggi che ti ho indicato, ti si presenterà la seguente finestra e dovrai cliccare sulla voce “Scarica i Codici di Accesso con il Certificato Digitale“:

Utilizzando un browser con importato il certificato digitale alloggiati, si aprirà la seguente finestra:

Dovrai inserire correttamente nome utente e password e procedere a cliccare sul pulsante “ACCEDI”. Nel caso di inserimento di credenziali errate, verrà riportato un messaggio di errore. Una volta inserite le credenziali valide, il sistema proporrà il download dei nuovi codici dispositivi creati, come dalla seguente figura:

Nella scheda successiva ti mostrerà i codici dispositivi, come mostrato qui di seguito:

Nuovo Alloggiati Web: vantaggi

La nuova modalità di autenticazione con password +OTP, dovrebbe portare versatilità e mobilità al sistema di comunicazione alloggiati. In quanto l’attuale sistema non è ancora ottimizzato per tutti i browser, creando pertanto complicazioni. Con il nuovo sistema, saranno favoriti i dispositivi mobili. Avendo Alloggiati Web nel proprio smartphone o tablet non dovremo comunicare gli ospiti solo dal PC. Questo consentirà di fare la comunicazione direttamente al check in e da qualsiasi posizione.

Alloggiati web: registrazione degli ospiti

Se sei arrivato fin qui, vuol dire che sei riuscito ad entrare con le tue credenziali all’interno della tua area di lavoro. Lo step successivo, ed è anche quello più importante, ovvero la registrazione degli ospiti.

La registrazione degli ospiti all’interno del portale Alloggiati Web, può avvenire in due modalità:

• Inserimento On-line;
• Invio File txt.

Inserimento On-line

A differenza della modalità invio File txt, di cui vedremo nel dettaglio dopo, l’inserimento On-line, permette di registrare manualmente gli ospiti e di effettuare una comunicazione istantanea.

Una volta che hai cliccato su inserimento On-line, ti si presenterà la seguente schermata:

Qui di seguito come dovrai compilare ciascun campo:

• Data di arrivo: è la data di arrivo dell’ospite. Potrai indicare solo la data di “Ieri” o “Oggi”. Questo, in quanto la comunicazione, come vedrai successivamente, dovrà essere fatta entro e non oltre le 24 ore dall’arrivo;
• Permanenza: giorni di permanenza. Il numero max è di 30 giorni. Questo, in quanto, i contratti di durata superiore a 30 giorni devono essere registrati all’Agenzia delle Entrate.
• Tipo: indicare la tipologia di ospite. Può essere:
  • Ospite singolo;
  • Capo famiglia: gli ospiti a cui fanno riferimento gli altri componenti di un gruppo. I dati degli altri componenti della famiglia ti verranno richiesti nelle sezioni successive;
  • Capo gruppo: gli ospiti a cui fanno riferimento gli altri componenti di un gruppo. I dati degli altri componenti del gruppo ti verranno richiesti nelle sezioni successive;
• Sesso: indicare se Maschio o Femmina;
• Cognome e Nome: dovrai inserire il nome completo dell’ospite;
• Cittadinanza: la nazionalità la troverai nel documento che ti ha consegnato l’ospite. Puoi inserire anche solo le prime due lettere e la funzione di ricerca di ritroverà il Paese.
• Luogo di Nascita: troverai tale dato nel documento. Puoi inserire anche solo le prime due lettere e la funzione di ricerca di ritroverà il Paese.
• Documento: potrai scegliere tra varie opzioni, ad esempio: Passaporto Ordinario, Carta d’Identità, Patente, etc.
• Numero: dovrai inserire il numero del documento indicato nel documento di riconoscimento dell’ospite.
• Luogo di rilascio: come per il luogo di nascita, è sufficiente inserire le prime due lettere per iniziare la ricerca e selezionare il Paese. Solo per i documenti rilasciati in Italia, dovrai selezionare il comune di rilascio.

Se hai indicato il campo Capo gruppo o Capo famiglia, dovrai compilare di dati visti qui sopra per ciascun ospite. Una volta inseriti tutti gli ospiti, la schermata ti riporterà tutti i dati di ciascuno, in modo da poter visualizzare che siano stati inseriti correttamente. Una volta verificato la corretta dei dati inseriti, potrai procedere con l’invio.

Alla fine di ogni invio il sistema mostrerà a video la seguente maschera di conferma:

Per verificare che l’invio sia andato a buon fine, potrai entrare nella sezione analisi invii. In questa sezione potrai vedere l’ultima comunicazione inviata.

Invio File txt

Questa modalità di registrazione è stata pensata per le strutture ricettive che accolgono giornalmente un numero importanti di ospiti. Questa modalità è prevista per rendere possibile l’integrazione con un software gestionale. E’ pertanto possibile caricare un file in formato .txt, precedentemente esportato da un gestionale, all’interno del portale Alloggiati Web. Ormai quasi tutti i gestionali permettono di effettuare questa integrazione con il portale Alloggiati Web.

Qui di seguito ti indico la procedura che dovrai seguire, qualora tu intenda utilizzare questa modalità:

• Esporta il file txt dal tuo gestionale seguendo le indicazioni fornite dalla tua software house;
• Accedi al portale Alloggiati Web;

• Clicca su invio file nel menù laterale a sinistra;
• Premi il tasto Sfoglia, allega il file .txt e premi sul tasto Elabora;

• Se l’operazione è andata a buon fine troverai scritto” Elaborazione completata“. A questo punto puoi premere il tasto Invia per confermare ed inviare le schedine alloggiati.

Portale Alloggiati Web: scarico schedine alloggiati

La ricevuta digitale la possiamo trovare all’interno del portale “Alloggiati web“, accedendo con le proprie credenziali.

Una volta entrato con le proprie credenziali all’interno del sito “Portale Alloggiati Web“, per accedere alla sezione ricevute dovrai selezionare dalla barra superiore il menù “Ricevute” come da immagine qui di seguito:

La sezione “Ricevute” ti consente di scaricare i file che attestano il numero di schedine correttamente trasmesse in un dato giorno.

Le ricevute sono disponibili dal giorno successivo della segnalazione.

Le ricevute disponibili online fanno riferimento agli invii degli ultimi 30 giorni. Pertanto è opportuno scaricare le ricevute con continuità per evitare che, trascorsi i 30 giorni, non vi è più la possibilità di recuperarle.

Questo file deve essere scaricato e conservato sul proprio PC.

I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall’utente per 5 anni. E’ consigliabile di salvare i dati su supporti multipli, così da sopperire nel caso di danneggiamento di un supporto.

Se il portale Alloggiati Web non funziona: cosa fare?

In caso di problemi tecnici al portale Alloggiati Web, tali da impedire di adempiere alla comunicazione, si potrà comunicare le generalità degli ospiti tramite fax o posta elettronica certificata alla questura territorialmente competente.

Qui di seguito ti mostro quali sono gli step che dovrai seguire per comunicare le generalità dei tuoi ospiti:

• Recupera l’indirizzo PEC o il numero FAX della Questura della tua zona sul sito della Polizia di Stato;
• Esportare dal tuo gestionale le generalità dei tuoi ospiti;
• Inviare una Pec dal tuo indirizzo di posta elettronica certificata alla Questura territorialmente competente segnalando il problema. Dovrai allegare il file TXT che hai scaricato dal tuo gestionale ed indicare il nome della Struttura, del proprietario e la tua username AlloggiatiWeb.
• Se hai scelto il FAX, dovrai inviare la stampa del file TXT precedentemente stampato insieme ad una pagina introduttiva contenente i dati della tua Struttura.

Bisogna utilizzare la pec, anche nel caso di in cui siamo in attesa di ricevere le credenziali per accedere al portale. Questo vale sia per le strutture ricettive che per le locazioni turistiche.

Faq frequenti

Qui di seguito alcune risposte alle domande poste da alcuni lettori in merito alla comunicazione alloggiati Web tramite Pec o FAX:

D: Posso inviare alla questura un’email dal mio indirizzo di posta non certificata?

R: Per avere valore legale l’email deve essere inviata da un indirizzo di posta elettronica certificata per i seguenti motivi:

• L’indirizzo della Questura potrebbe non essere abilitato alla ricezione di posta non certificata;
• utilizzando la posta ordinaria, non sarà possibile avere la conferma dell’avvenuta accettazione e ricezione del messaggio. Quindi il tuo messaggio non avrebbe valore legale

Mancata comunicazione portale alloggiati web: sanzioni

La mancata comunicazione di tali dati può portare a conseguenze particolarmente severe. E’ infatti prevista una sanzione penale pari fino a 3 mesi di arresto o un’ammenda di 206 euro per la violazione. Questo è quanto previsto dall’art. 17 del T.U.L.P.S.

Per tale motivo è fondamentale seguire le procedure che abbiamo spiegato e indicare in modo tempestivo le informazioni richieste sulla piattaforma Alloggiati web.