Comunicazione alloggiati: registrazione e sanzioni

Chi è il soggetto tenuto ad inviare la comunicazioni alloggiati? Quale è la tempistica? Devono essere conservate le ricevute relative alle comunicazioni inviate?

A partire dal 4 dicembre 2018 chi affitta la propria casa anche per periodi brevi, ha l’obbligo di comunicare alla Questura le generalità delle persone che vi soggiornano.

Questo significa che i titolari o gestori di strutture ricettive, sia per coloro che effettuano locazione turistica, sono tenuti ad effettuare la comunicazione alloggiati alla Questura del Comune di competenza.

Questa comunicazione deve essere inviata in modalità telematica. Qui di seguito una breve guida, per tutti coloro che per la prima volta si trovano ad affrontare questo adempimento. Ma anche per tutti coloro che effettuano con costanza questo adempimento, per essere sicuri di operare in modo corretto.

Sei pronto!?! Si comincia!!!

Comunicazione alloggiati: quali soggetti sono tenuti?

I gestori delle strutture ricettive, ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S, sono tenuti ad effettuare la comunicazione dei propri ospiti alla Questura competente per territorio.

Il Ministero dell’Interno, con circolare interpretativa del 26.06.2015 della Direzione Centrale Affari Generali della Polizia di Stato è intervenuto a colmare alcune lacune dell’art. 109 del T.U.L.P.S.

Il documento di prassi prevede che tale adempimento non può essere circoscritto alle sole strutture ricettive previste dall’art. 109 del T.U.L.P.S. Questo significa che non possono quindi ritenersi esclusi dall’obbligo di comunicazione coloro i quali locano appartamenti ad uso turistico. Questo, indipendentemente dall’eventuale classificazione o meno delle leggi regionali.

Comunicazione alloggiati: invio telematico

Dal gennaio 2013 con il Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013, è divenuto obbligatorio l’utilizzo del sistema telematico.

L’invio telematico delle comunicazioni alloggiati permette di ottenere i seguenti vantaggi:

• L’invio dei dati avviene direttamente dalla propria struttura. Questo permette di evitare l’onere della consegna diretta all’Autorità Locale di Pubblica Sicurezza.
• Il controllo dei dati da parte del personale della Polizia di Stato diventa più snello ed efficace.

La comunicazione dei dati avviene online tramite Alloggiati web, la piattaforma digitale utilizzata dai gestori di strutture alberghiere e ricettive. Tra le persone interessate da tale regolamento è compreso anche chi affitta una casa vacanza.

Per accedere alla piattaforma bisogna chiedere le credenziali alla Questura competente. Dopo aver ottenute le credenziali si potrà entrare nell’Area di lavoro del Portale Alloggiati Web e installare il Certificato Digitale.

Con questo certificato si potranno poi registrare i dati dei propri ospiti entro i termini di tempo previsti.

Come recuperare i dati degli ospiti?

All’arrivo degli ospiti nell’abitazione è necessario chiedere un documento di identità valido per tutti coloro che hanno prenotato.

Fanno parte di questa categoria la carta di identità, il passaporto, la patente di guida o quella nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione o il porto d’armi.

In caso di minori non accompagnati è poi richiesta la delega dei loro genitori, insieme ai loro documenti di identità e dei genitori.

Comunicazione alloggiati: devo richiedere a tutti i documenti?

Ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S. è previsto l’obbligo di dare alloggio soltanto alle persone munite di carta d’identità o altro documento valido.

Pertanto, nel caso in cui vengano ospitate famiglie o gruppi, è necessario inserire i dati di ciascuno. Tuttavia il portale telematico “Alloggiati Web”, permette degli inserimenti semplificati per i gruppi e le famiglie. Evitando di inserire gli estremi del documento di ciascun ospite.

Richiesta accredito al servizio alloggiati

Per poter comincia ad inviare la comunicazione relativa alla presenza degli ospiti, è necessario richiedere l’accredito al servizio alloggiati  alla questura della propria Provincia.

All’ interno del portale “Alloggiati Web”, nella sezione “Provincie Attive“, sono presenti i riferimenti suddivisi per ogni Provincia. Inoltre sono presenti le modalità per fare la richiesta di accredito al servizio.

Il modello di richiesta di accredito per il servizio alloggiati potrà essere essere inviata per email o per fax alla Questura della provincia in cui ha sede l’immobile.

Al modulo di richiesta accredito servizio alloggiai, deve essere allegata la seguente documentazione:

• Fotocopia, rilasciata dal Comune, dell’autorizzazione per l’esercizio dell’attività ricettiva;
• La fotocopia di un valido documento di riconoscimento.

Una volta inviata questa documentazione è necessario attendere di ricevere le credenziali di accesso al portale.

Solitamente l’invio delle credenziali avviene tramite email. Nel caso in cui arrivino degli ospiti presso la struttura, ma non si dispongano ancora le credenziali, vi sono due possibilità:

1. Inviare la documentazione presso la questura competente tramite email o fax. In questo caso è consigliabile conservare copia della ricevuta dell’avvenuto invio;
2. Avvalersi della modalità di trasmissione a mezzo posta elettronica certificata. In questo caso è consigliabile conservare copia della ricevuta di invio e consegna del messaggio.

Generare il certificato digitale dal computer

Una volta che hai ricevuto le credenziali per accedere al portale “Alloggiati Web”, dovrai scaricare il certificato digitale sul tuo computer. Per scaricare il certificato digitale, dovrai entrare sul sito www.alloggiatiweb.poliziadistato.it. Una volta cliccato su “scarica certificato”, dovrai inserire le credenziali che ti sono state fornite dalla Questura. Una volta che hai generato il certificato digitale dovrai premere il tasto “download“.

Scaricare il certificato digitale sul computer

Una volta che hai generato il certificato digitale, dovrai procedere con l’istallazione sul tuo computer. L’installazione del certificato digitale può variare in base a 2 fattori:

1. Sistema operativo;
2. Browser prescelto.

Nel manuale, disponibile all’interno del Portale, sono specificati i due browser preferiti dal sistema e quindi consigliati all’utente per accedere con più facilità al portale “Alloggiati Web”.

Usare Alloggiati Web su Google Chrome

Qui di seguito ti indico quali sono i passaggi che dovrai seguire se desideri utilizzare il portale Alloggiati Web su Google Chrome:

1. Genera e scarica il certificato (come mostrato sopra);
2. Fai doppio click sul file .pfx che hai appena scaricato;
3. Si apri un apposito programma per l’importazione dei certificati. A questo punto premi il tasto AVANTI fino al momento in cui ti verrà richiesto di inserire le credenziali.
4. Prosegui senza modificare le impostazioni fino alla schermata finale. A questo punto premi il tasto TERMINA.

Usare Alloggiati Web su Firefox

Qui di seguito ti indico quali sono i passaggi che dovrai seguire se desideri utilizzare il portale Alloggiati Web su Firefox:

1. Genera e scarica il certificato (come mostrato sopra);
2. Apri Firefox, accedi al menù che trovi in alto a destra e clicca sulla voce Preferenze.
3. Visita la sezione Privacy e Sicurezza
4. Cerca la sezione “certificati” e premi il tasto “mostra certificati”
5. Premi il tasto “importa”
6. Il browser ti chiederà di inserire le credenziali per completare l’istallazione del certificato.

Registrazione degli ospiti

Se sei arrivato fin qui, vuol dire che sei riuscito ad entrare con le tue credenziali all’interno della tua area di lavoro. Lo step successivo, ed è anche quello più importante, ovvero la registrazione degli ospiti.

La registrazione degli ospiti all’interno del portale Alloggiati Web, può avvenire in due modalità:

• Inserimento On-line;
• Invio File txt.

Inserimento On-line

A differenza della modalità invio File txt, di cui vedremo nel dettaglio dopo, l’inserimento On-line, permette di registrare manualmente gli ospiti e di effettuare una comunicazione istantanea.

Una volta che hai cliccato su inserimento On-line, l’interfaccia ti richiederà di compilare i seguenti campi:

• Data di arrivo: è la data di arrivo dell’ospite. Potrai indicare solo la data di “Ieri” o “Oggi”. Questo, in quanto la comunicazione, come vedrai successivamente, dovrà essere fatta entro e non oltre le 24 ore dall’arrivo;
• Permanenza: giorni di permanenza. Il numero max è di 30 giorni. Questo, in quanto, i contratti di durata superiore a 30 giorni devono essere registrati all’Agenzia delle Entrate.
• Tipo: indicare la tipologia di ospite. Può essere:
  • Ospite singolo;
  • Capo famiglia: gli ospiti a cui fanno riferimento gli altri componenti di un gruppo. I dati degli altri componenti della famiglia ti verranno richiesti nelle sezioni successive;
  • Capo gruppo: gli ospiti a cui fanno riferimento gli altri componenti di un gruppo. I dati degli altri componenti del gruppo ti verranno richiesti nelle sezioni successive;
• Sesso: indicare se Maschio o Femmina;
• Cognome e Nome: dovrai inserire il nome completo dell’ospite;
• Cittadinanza: la nazionalità la troverai nel documento che ti ha consegnato l’ospite. Puoi inserire anche solo le prime due lettere e la funzione di ricerca di ritroverà il Paese.
• Luogo di Nascita: troverai tale dato nel documento. Puoi inserire anche solo le prime due lettere e la funzione di ricerca di ritroverà il Paese.
• Documento: potrai scegliere tra varie opzioni, ad esempio: Passaporto Ordinario, Carta d’Identità, Patente, etc.
• Numero: dovrai inserire il numero del documento indicato nel documento di riconoscimento dell’ospite.
• Luogo di rilascio: come per il luogo di nascita, è sufficiente inserire le prime due lettere per iniziare la ricerca e selezionare il Paese. Solo per i documenti rilasciati in Italia, dovrai selezionare il comune di rilascio.

Se hai indicato il campo Capo gruppo o Capo famiglia, dovrai compilare di dati visti qui sopra per ciascun ospite. Una volta inseriti tutti gli ospiti, la schermata ti riporterà tutti i dati di ciascuno, in modo da poter visualizzare che siano stati inseriti correttamente. Una volta verificato la corretta dei dati inseriti, potrai procedere con l’invio. Per verificare che l’invio sia andato a buon fine, potrai entrare nella sezione analisi invii. In questa sezione potrai vedere l’ultima comunicazione inviata.

Invio File txt

Questa modalità di registrazione è stata pensata per le strutture ricettive che accolgono giornalmente un numero importanti di ospiti. Questa modalità è prevista per rendere possibile l’integrazione con un software gestionale. E’ pertanto possibile caricare un file in formato .txt, precedentemente esportato da un gestionale, all’interno del portale Alloggiati Web. Ormai quasi tutti i gestionali permettono di effettuare questa integrazione con il portale Alloggiati Web.

Qui di seguito ti indico la procedura che dovrai seguire, qualora tu intenda utilizzare questa modalità:

• Esporta il file txt dal tuo gestionale seguendo le indicazioni fornite dalla tua software house;
• Accedi al portale Alloggiati Web;
• Clicca su invio file nel menù laterale a sinistra;
• Premi il tasto Sfoglia, allega il file .txt e premi sul tasto Elabora;
• Se l’operazione è andata a buon fine troverai scritto” Elaborazione completata“. A questo punto puoi premere il tasto Invia per confermare ed inviare le schedine alloggiati.

Entro quanto deve essere fatta la comunicazione al registro alloggiati?

Le generalità delle persone alloggiate presso le strutture ricettive, come disciplinato dall’art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza, devono essere trasmesse entro le 24 ore successive all’arrivo delle persone alloggiate.

Per i soggiorni inferiori alle 24 ore, le comunicazioni devono essere effettuate nelle 24 ore dall’arrivo.

Non rispettando la tempistica si incorre verso sanzioni amministrativi e responsabilità di natura penale.

Devono essere conservate le ricevute del portale alloggiati?

La ricevuta digitale la possiamo trovare all’interno del portale “Alloggiati web“, accedendo con le proprie credenziali.

Tale ricevuta è disponibile dal giorno successivo della segnalazione.

Le ricevute disponibili online fanno riferimento agli invii degli ultimi 30 giorni. Pertanto è opportuno scaricare le ricevute con continuità per evitare che, trascorsi i 30 giorni, non vi è più la possibilità di recuperarle.

Questo file deve essere scaricato e conservato sul proprio PC.

I files contenenti le ricevute devono essere conservati dall’utente per 5 anni. E’ consigliabile di salvare i dati su supporti multipli, così da sopperire nel caso di danneggiamento di un supporto.

Comunicazione alloggiati: mancata comunicazione

Se ti sei dimenticato di fare la comunicazione ti consiglio di comunicarlo tempestivamente alla Questura territorialmente competente. Se invece sei nella situazione in cui sei ancora nei termini per poter effettuare la comunicazione, ma hai problemi di natura tecnica al sistema web che non ti permettono di procedere alla trasmissione. In questo caso è consentita la comunicazione dei dati a mezzo fax o tramite posta certificata.

I soggetti tenuti ad effettuare la comunicazione degli ospiti, se non ottemperano a quanto previsto dalla normativa, sono soggetti a sanzioni di natura amministrativa, con possibili riflessi di natura penale.

Sanzioni previste in caso di mancata comunicazione

La mancata comunicazione di tali dati può portare a conseguenze particolarmente severe. E’ infatti prevista una sanzione penale pari fino a 3 mesi di arresto o un’ammenda di 206 euro per la violazione. Questo è quanto previsto dall’art. 17 del T.U.L.P.S.

Per tale motivo è fondamentale seguire le procedure che abbiamo spiegato e indicare in modo tempestivo le informazioni richieste sulla piattaforma Alloggiati web.

Alloggiati Web: cosa cambierà dal 2022?

Con il Decreto del Ministero dell’Interno del 16 settembre 2021, sono state apportante importanti novità sia in merito alle tempistiche che alla modalità di comunicazione. La novità più importante introdotta dal decreto legge è sicuramente la modalità di autenticazione. Infatti il nuovo Alloggiati Web abbandonerà il certificato digitale.

Se desideri approfondire le novità che interesseranno il portale Alloggiati Web dal 2022, ti consiglio il seguente contributo: “Alloggiati Web: cosa cambierà dal 2022“.

Comunicazione al portale Alloggiati Web: conclusioni

Considerando i controlli mirati da parte della Questura e le sanzioni in caso di irregolarità nella correttezza della comunicazione alloggiati ti consiglio di non trascurare questo adempimento importante ed eventualmente di farti assistere da un esperto in materia, in caso di dubbi in merito.

La comunicazione è un adempimento obbligatorio per tutti i proprietari e tutti i gestori di immobili gestiti sotto forma di locazione breve. Se desideri saperne di più, ed avvalerti di un consulente in grado di aiutarti a sviluppare al meglio il tuo business nel mondo delle locazioni brevi, contattaci.

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