Conservazione dei documenti fiscali: guida

La conservazione dei documenti fiscali. Conservazione cartacea e conservazione elettronica delle Fatture attive e passive. Consigli e termini per la conservazione dei documenti fiscali di imprese e professionisti.

Chi ha un’attività in proprio molto spesso non ama doversi occupare della documentazione da consegnare al Commercialista.

Ma con poche semplici regole, e l’uso di strumenti appropriati, questa incombenza può diventare una facile abitudine.

In questo articolo ti spiegherò come conservare facilmente i documenti fiscali contabili per far felice il tuo Commercialista, ma soprattutto per te!

Cercherò di fornirti poche indicazioni, pratiche, per risparmiare e gestire al meglio il tempo che dedichi a preparare la documentazione che solitamente consegni al tuo Commercialista, per la contabilità e/o per la tua dichiarazione dei redditi.

Mi viene spesso chiesto dai clienti che seguo in che modo devono organizzare le proprie “carte di lavoro”, siano essi imprese o professionisti, per i documenti utili alla loro contabilità oppure privati, intenti ad organizzare i documenti per la propria dichiarazione dei redditi.

Vediamo, quindi, alcuni consigli che possono aiutarti nella conservazione dei documenti fiscali.

L’importanza dell’archiviazione dei documenti fiscali

Inizialmente ho sempre pensato che raccolta e conservazione dei documenti fosse una procedura scontata. Tuttavia, in effetti, pensandoci bene, e guardando ogni giorno i documenti che ricevo, mi accorgo che non lo è affatto.

Se anche tu vuoi ridurre i tempi che dedichi all’archiviazione dei tuoi documenti, questo articolo potrebbe interessarti.

Archiviare significa in primis fare i conti con i tantissimi documenti che gli obblighi contabili e fiscali impongono e che devono essere catalogati ed interpretati con attenzione

Raccolta e archiviazione dei documenti contabili e fiscali

La raccolta e l’archiviazione dei documenti è un aspetto delicato deve essere svolta con una procedura ben definita.

Tutti i documenti giustificativi delle operazioni compiute, sia quelli emessi che ricevuti sono fondamentali (per consentirci la deduzione di costi o la detrazione dell’IVA). Per questo motivo, se è il vostro Commercialista ad occuparsi della tenuta della contabilità, dovrete archiviare e consegnare tempestivamente questa documentazione.

Ogni Commercialista chiede che la documentazione sia consegnata con tempistiche diverse, ma sarebbe buona norma consegnare i documenti almeno una volta al mese (meglio quindicinalmente per chi ha volumi notevoli di attività), in modo da poter gestire tutto senza perdite di tempo.

Archiviazione della Fattura Elettronica

Per quanto riguarda le Fatture Elettroniche queste sono oggetto di archiviazione informatica. Per questo motivo, devi semplicemente assicurarti di aver adempiuto agli obblighi di conservazione sostitutiva sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Oppure, in alternativa, ai servizi messi a disposizione dalla casa di software che utilizzi per l’emissione e l’invio telematico delle fatture.

Dal 1° gennaio 2019, quindi, l’archiviazione delle Fatture è divenuta molto più semplice. Le uniche fatture da conservare ancora in modalità cartacea sono quelle relative ad operazioni passive ricevute da controparti UE ed Extra-UE. Oppure, quelle che riguardano operazioni attive, verso soggetti esteri, che non transitano da SDI.

Per le fatture passive mi riferisco a tutte quelle che devono essere soggette ad integrazione (fatture UE) o autofattura (fatture extra-UE). In questi casi la fattura deve essere gestita in modalità cartacea.

Archiviazione informatica dei documenti non fatture

Per quanto riguarda la modalità di archiviazione se sei un nostalgico puoi seguire i vecchi consigli, ormai sorpassati, ma sempre funzionali.

Specialmente per piccole attività e i meno esperti del mondo del web, che prevedono l’utilizzo di faldoni (o raccoglitori) ad anelli, comodi per inserire qualsiasi documento e spostarlo facilmente in caso di necessità.

Puoi utilizzare separatori per suddividere le varie tipologie di documenti, oppure utilizzare raccoglitori diversi.

Se, invece, vuoi sfruttare la comodità del mondo del web, e non vuoi per forza spostarti dal Commercialista per la consegna della documentazione, ti consiglio di sfruttare vari spazi di archiviazione online.

Come i vari servizi Google Drive o Dropbox(sono i più famosi ma ce ne sono tanti altri). Si tratta di servizi di file hosting (inizialmente gratuiti per limitati spazi di archiviazione).

Servizi che consentono di salvare i documenti online (in cloud) e condividere l’accesso con i soggetti a cui diamo autorizzazione (in questo caso il Commercialista).

In alcuni casi gli stessi software utilizzati dal Commercialista per la tenuta della contabilità sono in grado di offrire spazi di archiviazione della documentazione. Consentendo di evitare consegne cartacee e di poter consultare, in ogni momento i documenti ivi salvati, con un notevole risparmio di tempo per voi e per il vostro Commercialista. Se non lo avete già fatto chiedete di questa opportunità al consulente che vi segue.

Le due modalità di archiviazione (cartacea ed in hosting) sono entrambe valide e accettate ormai da tutti. Scegli tu, in base allo spazio che hai, quello che preferisci, tenendo in considerazione anche il fatto che tutta la documentazione contabile e fiscale deve essere conservata per 10 anni.

Iniziamo, quindi, a vedere come archiviare la documentazione relativa alla tua attività.

Come organizzare le fatture

Le fatture sono documenti che, per essere validi ai fini Iva, devono contenere obbligatoriamente:

  1. Data di emissione e numero progressivo;
  2. Dati identificativi dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione;
  3. Numero di partita Iva di chi vende o presta il servizio e dell’acquirente;
  4. Natura, qualità, quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione;
  5. Base imponibile;
  6. Aliquota e ammontare dell’imposta (o estremi per l’esclusione).

Una volta che hai identificato quali sono i documenti che possono essere definiti fatture procedi così:

  • Suddividile per anno di emissione;
  • Separa le fatture emesse (le tue) da quelle ricevute (gli acquisti che fai, comprese le fatture che ricevi da eventuali collaboratori o prestatori con partita Iva);
  • Ordinale cronologicamente;
  • Crea i seguenti raccoglitori:
  • Fatture emesse anno xxx
  • Fatture ricevute anno xxx

Tutto questo per le fatture che devi continuare a conservare in cartaceo. Per le Fatture Elettroniche non hai bisogno di archiviazione cartacea.

Come conservare gli altri documenti contabili

Oltre alle fatture è necessario conservare anche gli altri documenti contabili rilevanti, come:

  •  Documenti relativi a costi non giustificati da fatture (ad esempio l’acquisto di un biglietto del treno che hai comprato per una trasferta da un cliente ma non ti sei fatto fare la fattura, il costo di iscrizione al tuo albo professionale, o ancora il costo per l’acquisto di bolli, e così via);
  • Documenti bancari: in particolare gli estratti conto della banca, i cedolini dei dipendenti, i modelli F24 pagati e tutte quelle pezze d’appoggio che ritieni utili al commercialista. (solo per chi ha l’obbligo della tenuta della contabilità ordinaria, ma può essere utile la conservazione anche per chi è in semplificata e per i professionisti);
  • Prima nota cassa (anche in questo caso solo per chi ha l’obbligo della tenuta della contabilità ordinaria).

Tutta questa documentazione contabile e fiscale dovrà essere consegnata al vostro Commercialista archiviata online in condivisione con lui, con le tempistiche definite dal regime fiscale cui avete aderito.

Documenti per la dichiarazione dei redditi

Il tuo modello Redditi Persone Fisiche (così si chiama la tua dichiarazione dei redditi dal 2017) non è, però, composto solamente dalla documentazione relativa alla tua attività.

Ci sono infatti tutti quei documenti che si riferiscono alla tua situazione personale, che dovranno essere riepilogati nei vari quadri del modello dichiarativo.

Per questa documentazione organizzati in questo modo:

  • A inizio anno (solare) crea un fascicolo o una cartellina (o una cartella online) e chiamala “redditi anno xxx
  • Al suo interno crea delle sottocartelle per le seguenti categorie di redditi o di spese e mettici dentro man mano che li ricevi i documenti a supporto della spesa:
  • SITUAZIONE ANAGRAFICA – Qui ci devi inserire la documentazione che giustifica il tuo “status” anagrafico, e quindi il certificato di matrimonio, eventuali certificati di nascita, di cambio residenza, etc;
  • IMMOBILI – Qui inserisci tutte le variazioni intervenute nel tuo patrimonio immobiliare nel corso dell’anno, quindi ad esempio: contratti di acquisto, contratti di vendita, locazioni, comodati d’uso etc;
  • REDDITI DA LAVORO DIPENDENTE O ALTRI REDDITI DA LAVORO OCCASIONALE – In questa cartella inserisci la Certificazione Unica ricevuta dal tuo datore di lavoro (italiano o straniero), sia che tu abbia svolto attività di lavoro dipendente o attività di lavoro autonomo occasionale;
  • SPESE MEDICHE – Fatture, ricevute o scontrini relativi alle spese mediche sostenute nell’anno per te e per i tuoi familiari a carico.
  • ALTRI ONERI DETRAIBILI O DEDUCIBILI (es. spese per l’asilo nido, contributi previdenziali versati, erogazioni liberali, spese per colf e badanti, ristrutturazioni edilizie, etc.).

Con questi consigli avrai sempre pronto il fascicolo da consegnare al tuo consulente di fiducia, con un notevole risparmio di tempo rispetto a quello che usualmente dedichi a questo tipo di attività. Basta usare gli strumenti giusti (Google Drive o Dropbox), avere un po’di pazienza ed accuratezza.

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