Indirizzo Telematico da Registrare per la E-Fattura

Registrazione dell’Indirizzo Telematico per la ricezione della Fattura Elettronica. Modalità di registrazione utilizzabili per indicare al Sistema di Interscambio la modalità con cui inviare al destinatario la fattura.

Da prossimo 1° gennaio 2019 ci sarà l’obbligo di emissione delle Fatture Elettroniche nei confronti di tutti i soggetti, sia imprese che privati.

In questo periodo stiamo assistendo ad un incremento delle comunicazioni mediante le quali gli operatori economici rendono noto il proprio “Indirizzo Telematico“.

L’Agenzia delle Entrate, con il Provvedimento n 89757/2018 ha reso note le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche.

In questo articolo andrò a riepilogare tali modalità a disposizione dei contribuenti per la registrazione del proprio Indirizzo Telematico.

MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DELL’INDIRIZZO TELEMATICO PER LA FATTURA ELETTRONICA

Nel Provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018, il direttore dell’Agenzia delle Entrate ha stabilito le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche.

Nello stesso documento è stato precisato che il Sistema di Interscambio recapita la E-fattura mediante una delle seguenti modalità:

• Una casella di posta elettronica certificata;
• Un sistema di cooperazione applicativa, su rete internet (web service);
• Un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti, basato su protocollo FTP.

RICEZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA TRAMITE PEC

La PEC prescelta per la ricezione delle e-fatture può coincidere con quella obbligatoriamente attivata ai sensi dell’art. 16 commi 6 e 7 del DL 185/2008 e dell’art. 5 comma 1 del DL 179/2012. Oppure, può anche essere un diverso indirizzo PEC.

A questo avviso può essere consigliabile la creazione di una casella differente da adibire, in via esclusiva, all’invio e alla ricezione delle fatture.

Tramite questa modalità di ricezione della fattura, infatti, ci saranno tantissime comunicazioni da ricevere. Comunicazioni che rischiano con il tempo, se non gestite correttamente di arrivare alla saturazione dell’indirizzo PEC.

Questo aspetto è molto importante, perché anche se la PEC non è in grado di ricevere fatture, la E-fattura inviata, è considerata comunque validamente inviata.

RICEZIONE DELLA FATTURA TRAMITE CANALI TELEMATICI

In alternativa, il soggetto passivo può scegliere di adottare un canale telematico per il recapito dei file (web service o FTP).

Per poterlo fare è necessario procedere a un preventivo accreditamento dello stesso al SdI (al termine del quale il Sistema assocerà al canale attivato “almeno un codice numerico di 7 cifre”, il c.d. “codice destinatario”) o avvalendosi di un canale già accreditato (ad es. quello della propria software house di fiducia).

L’Indirizzo Telematico, che potrà essere comunicato ai propri fornitori, sarà, quindi, rappresentato, alternativamente:

• Da un indirizzo di posta elettronica certificata o
• Da un codice destinatario, identificativo del canale telematico prescelto.

SERVIZIO DI REGISTRAZIONE DELL’INDIRIZZO TELEMATICO DA PARTE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

La comunicazione potrebbe peraltro risultare pressoché superflua nell’ipotesi in cui il soggetto passivo avesse deciso di aderire al servizio di registrazione proposto dall’Agenzia delle Entrate.

Accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” (con credenziali Entratel, Fisconline, SPID o grazie alla Carta Nazionale dei Servizi), si potrà, infatti, censire l’indirizzo PEC o il codice destinatario.

Ovvero una delle due modalità con  cui dovranno essere recapitati i file. La scelta non è irreversibile e può essere modificata in qualsiasi momento.

Il Sistema di Interscambio recapiterà, in questo caso, fatture e note di variazione riferite alla partita IVA del cessionario o committente all’indirizzo telematico registrato. Questo, “indipendentemente dalle opzioni di compilazione del campo «CodiceDestinatario»” (vedi provvedimento n. 89757/2018, § 8.1).

PROBLEMATICHE RELATIVE ALLA REGISTRAZIONE DELL’INDIRIZZO TELEMATICO

Il procedimento di registrazione comporta indubbi benefici, anche se trova un limite nel caso, non infrequente, in cui si sia in presenza di un soggetto con diverse linee di business.

Linee per le quali sia necessario, per fini amministrativi o gestionali, tenere separate le contabilità.

Pensa ad esempio a una società con più sedi che necessita di mantenere la distinzione dei risultati economici e finanziari delle proprie “business units”.

La registrazione di un unico codice destinatario implicherebbe, come conseguenza, che tutti i documenti di acquisto confluiscano a un solo indirizzo telematico, con la necessità di procedere a uno “smistamento” successivo dei file in formato xml.

In tale circostanza sarebbe preferibile istituire un singolo indirizzo telematico per ogni sede decentrata, così da mantenere separata la gestione dei processi contabili.

COMUNICAZIONE DELL’INDIRIZZO TELEMATICO AL FORNITORE

La comunicazione del proprio indirizzo telematico al fornitore potrebbe avvenire a mezzo mail, per corrispondenza ordinaria. Oppure ancora inserendo il dato in calce alle pattuizioni contrattuali, nel caso in cui vi siano rapporti “stabili” con la controparte.

Tuttavia, la comunicazione potrebbe anche essere effettuata al momento in cui il cedente o il prestatore è tenuto a procedere alla fatturazione.

In questo caso sarà utile disporre del c.d. “QR Code”.

Sempre accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” si potrà generare il codice in PDF o in formato immagine.

Se il soggetto passivo ha registrato il proprio indirizzo telematico, il “QR Code” conterrà anche tale informazione, oltre alla nazionalità, al codice fiscale, alla partita IVA e all’indirizzo fisico.

Il cedente o prestatore che sia dotato di un apposito lettore, potrà quindi recepire i dati del “QR Code”, senza temere di errare l’indicazione dei dati del cessionario o committente.

CONSEGUENZE IN CASO DI MANCATA COMUNICAZIONE DELL’INDIRIZZO TELEMATICO

La mancata comunicazione dell’Indirizzo Telematico da parte del cessionario/committente non interrompe il processo di fatturazione elettronica.

Il fatto che il cessionario/committente non sia in grado di fornire il proprio codice destinatario o l’indirizzo PEC a cui intende veder recapitata la fattura non ostacola l’emissione della stessa. Pertanto, la mancata comunicazione non costituisce un potenziale motivo di scarto da parte del SdI.

Il Sistema, infatti, verifica la presenza, all’interno del documento, dell’indicazione della ditta, denominazione o ragione sociale del cessionario, nonché del suo numero di partita IVA.

Il sistema considera corretta la fattura anche in assenza di un indirizzo telematico. Purché nel campo, obbligatorio, “CodiceDestinatario”, sia inserito il codice convenzionale “0000000”.

COMPILAZIONE DEL CODICE DESTINATARIO IN FATTURA ELETTRONICA

Come precisato nel provvedimento Agenzia delle Entrate 30 aprile 2018 n. 89757, nella sezione relativa ai dati per la trasmissione della E-fattura il fornitore deve riportare, nel campo “CodiceDestinatario”:

• Il codice a 7 cifre eventualmente comunicato dal cliente, che indica il canale telematico da questi prescelto per la ricezione (web service o FTP);
• Il codice “0000000” e, nel campo “PECDestinatario”, l’indirizzo di posta elettronica certificata, se il cliente richiede che le E-fatture gli siano recapitate a una casella PEC;
• Oppure, il codice “0000000”, senza compilare il campo “PECDestinatario”, nell’ipotesi in cui non disponga dell’indirizzo telematico del proprio cliente.

Il codice convenzionale composto da sette zeri andrà compilato anche laddove il cessionario/committente sia esonerato dall’adempimento. Ovvero nel caso di fatture emesse nei confronti di soggetti passivi che rientrano nel “regime di vantaggio” o nel regime “forfetario”, di produttori agricoli di cui all’articolo 34 comma 6 del DPR n 633/72, o di consumatori finali.

MANCATA COMUNICAZIONE DEL CODICE DESTINATARIO O PEC: PROCEDURA DI INVIO DELLA E-FATTURA

Il cliente potrebbe non comunicare alcun codice destinatario o indirizzo PEC. Questo anche nell’ipotesi in cui abbia già provveduto a registrare uno dei due dati, aderendo al servizio dell’Agenzia delle Entrate, presente sul portale “Fatture e corrispettivi”.

Nella circostanza, indipendentemente da quanto indicato dal fornitore nella sezione “DatiTrasmissione” della fattura elettronica, il SdI, letta la partita IVA del cessionario/committente, recapiterà il documento presso l’indirizzo precedentemente registrato. Questo indipendentemente da quanto riportato nei campi “CodiceDestinatario” e “PECDestinatario”.

Qualsiasi sia la scelta operata dal cliente e l’indicazione inserita dal fornitore, è opportuno rammentare che la E-fattura deve comunque transitare dal Sistema di Interscambio.

Il SdI “legge” innanzitutto il numero di partita IVA del committente/cessionario, per verificare se quest’ultimo abbia effettuato la registrazione dell’indirizzo telematico. In caso affermativo, procede automaticamente al recapito (sempre che, naturalmente, la fattura abbia superato i controlli).

Lo step successivo, in assenza della registrazione, consiste nel riscontro del contenuto del campo “CodiceDestinatario“. Se è stato inserito il codice di 7 cifre comunicato dal cliente, il SdI invia la fattura al canale telematico corrispondente al codice inserito.

Se è stato, invece, inserito il dato “0000000“, il Sistema verifica la presenza di un indirizzo PEC a cui eventualmente inviare il documento.

Laddove quest’ultimo elemento sia assente, la casella risulti piena o non attiva, o il canale telematico, pur correttamente indicato, non sia funzionante, il SdI metterà a disposizione la fattura elettronica.

La fattura sarà messa a disposizione nell’area riservata del cessionario/committente, inviando al fornitore una ricevuta di “impossibilità di consegna”.

In questo caso la fattura si considererà comunque emessa per il fornitore “ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente”.

INVIO DELLA E-FATTURA TRAMITE PEC

Il Provvedimento n 89757/2018 offre alcune indicazioni utili per i fornitori che decidono di utilizzare la casella PEC per l’invio della fattura.

In questo caso il soggetto passivo dovrà effettuare una prima trasmissione al Sistema di Interscambio all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it.

Con il conseguente messaggio di risposta il SdI comunicherà al soggetto trasmittente l’indirizzo PEC che dovrà essere utilizzato per gli invii successivi.