Corretta gestione dei Rimborsi Spese Dipendenti in busta paga. Rimborso Spese Analitico, Forfettario e Misto. Applicazione del rimborso in busta paga del lavoratore.
Che cosa accade quando un lavoratore dipendente si trova a dover svolgere le proprie mansioni al di fuori della sede ordinaria di lavoro?
Ogni volta che il dipendente si trova fuori dalla sede indicata nel contratto di lavoro si trova in trasferta. In questi casi, qualora il dipendente anticipi denaro personalmente per motivi di lavoro ha diritto ad un rimborso spese.
I rimborsi spese sono erogati direttamente in busta paga dall’impresa al dipendente. Questi hanno la funzione di rimborsare il dipendente dei costi sostenuti per lo spostamento dal luogo di lavoro abituale per svolgere le mansioni assegnate.
Classici esempi di Rimborsi Spese al dipendente sono quelli per:
- Costi di carburante;
- Pedaggi autostradali;
- Altre spese legate al veicolo utilizzato;
- Vitto e alloggio;
- Spese per la telefonia.
Detto questo, andiamo a vedere con maggiore dettaglio le varie tipologie di Rimborsi Spese Dipendenti collegati ai diversi tipi di contratto e trasferta.
Rimborso Forfettario delle Spese al lavoratore dipendente
La decisione sulla tipologia di rimborso da assegnare al dipendente spetta all’azienda.
Qualora questa decida di erogare al dipendente in trasferta temporanea il Rimborso Spese Forfettario deve fare riferimento al comma 5 dell’articolo 51 del DPR n 917/86.
Questa norma prevede che il rimborso spese non concorra alla formazione del reddito del lavoratore dipendente fino all’importo di:
- € 46,48 al giorno per le trasferte fuori dal territorio comunale effettuate in Italia;
- € 77,46 al giorno per le trasferte all’estero.
Questi importi sono giornalieri. Non conta la durata in giorni della trasferta, la quale può essere anche inferiore alle 24 ore.
Ad esempio, in caso di trasferta fuori dal territorio comunale può essere riconosciuta una indennità sino al massimo di € 46,48 non tassata in campo al lavoratore dipendente.
La documentazione della spesa
Nel caso in cui si scelga i rimborsi spese dipendenti forfettari non deve essere conservato alcun documento giustificativo di spesa.
Il rimborso forfettario è determinato dall’azienda a forfait. Questo significa che non è determinato analiticamente sulla base dei giustificativi di spesa conservati dal dipendente.
L’unica documentazione da conservare, ai fini dell’esenzione da tassazione, è quella relativa si rimborsi spese viaggio e trasporto (anche come rimborso chilometrico) corrisposti in aggiunta all’indennità forfettaria.
Eventuali ulteriori rimborsi aggiuntivi, di qualsiasi natura, anche se analiticamente documentati saranno imponibili rispetto all’indennità forfettaria prescelta.
Esempio di rimborso forfettario fuori dal Comune
Poniamo che il dipendente dell’azienda Omega SRL si rechi in trasferta fuori dal territorio comunale, e che gli venga erogata una somma pari ad € 100,00, così suddivisa:
- € 60,00 indennità forfettaria;
- € 40,00 spese di viaggio documentate dal biglietto del treno.
Nella tabella seguente vediamo gli importi assoggettati a tassazione.
| Tipologia di spesa | Imponibile | Esente |
| Rimborso spese forfettario | € 13,52 | € 46,48 |
| Rimborso spese di viaggio | – | € 40 |
| Totale | € 13,52 | € 86,48 |
Il datore di lavoro, come visto, ha facoltà di accordare importi superiori o inferiori rispetto a quelli fiscali. La conseguenza, in caso di importi superiori è l’imponibilità del maggiore rimborso.
Nell’esempio, infatti, la differenza tra l’indennità forfetaria erogata ed il limite di esenzione pari ad:
€ 60 – € 46,48 = € 13,52
dovrà essere assoggettata a tassazione sia fiscale che previdenziale.
Rimborso forfettario nel Comune
Infine, nel caso di trasferte nell’ambito del territorio comunale per le quali il datore di lavoro riconosce un’indennità forfettaria, la norma prevede che tale rimborso forfettario deve concorrere integralmente a formare il reddito del dipendente.
Mentre, i rimborsi delle spese di trasporto, se comprovate da documenti che provengono dal vettore sono comunque esenti da tassazione.
Rimborso Analitico delle Spese al lavoratore dipendente
L’azienda, in alternativa al rimborso forfettario dei rimborsi spese dipendenti può effettuare il Rimborso a piè di lista (analitico).
Il trattamento fiscale di questa tipologia di rimborso è disciplinato dal comma 5 dell’articolo 51 del DPR n 917/86.
E’ previsto che le spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente:
- I rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all’alloggio, al viaggio ed al trasporto;
- I rimborsi di altre spese, anche non documentate eventualmente sostenute dal dipendente fino ad un importo massimo giornaliero di:
- € 15,49 per le trasferte in Italia;
- € 25,82 per le trasferte all’estero.
Con questa soluzione l’azienda ha la possibilità di gestire i rimborsi spese dipendenti in modo analitico per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto.
Questi importi, nei limiti sopra indicati, non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore dipendente. Questo purché sia fornita dettagliata documentazione a giustificazione delle spese sostenute.
Il tutto, è opportuno precisarlo, senza limiti di importo.
Solo nel caso di in cui dovessero essere rimborsate ulteriori spese, anche non documentate, oltre a quelle indicate (quali, ad esempio parcheggio, telefono, lavanderia) allora sarebbero esenti da tassazione. Questo però solo nei limiti sopra indicati (€ 15,49 se la trasferta è in Italia ed € 25,82 se la trasferta è all’estero).
Documentazione per il rimborso spese analitico
Per ottenere il rimborso spese il lavoratore deve presentare una nota spese.
Si tratta di una apposita richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.
Per le imprese che adottano il sistema di rimborso analitico è necessario identificare la documentazione necessaria a comprovare le trasferte effettuate.
Tutto questo tenendo presente che l’Agenzia delle Entrate ha ribadito che non è necessaria l’autorizzazione preventiva alla trasferta. Nella CM n 188/E/1998 è stato precisato che la trasferta e le spese ad essa collegate “devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro”.
Tipologia di documentazione da conservare
Le spese di vitto e alloggio, per le quali il legislatore non ha previsto limitazioni né di importo né sul tipo di struttura recettiva, sono documentabili attraverso:
- Fattura Elettronica. Può essere intestata al lavoratore o all’azienda. In questo secondo caso l’azienda può detrarsi l’IVA;
- Scontrino o ricevuta fiscale.
Le spese di viaggio e trasporto, per le quali non sono previste limitazioni al tipo di mezzo utilizzato dal dipendente, sono documentabili attraverso l’esibizione dei documenti di viaggio, quindi biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore.
La CM n 188/E/1998 ha precisato che è sufficiente anche la documentazione costituita da biglietti anonimi.
Esempio di rimborso a piè di lista
Immagina che il dipendente della ditta Gamma SRL si rechi in trasferta in Italia, fuori dal territorio comunale, per due giornate a fronte delle quali viene rimborsata una somma pari ad € 400 di cui:
- € 140 di rimborso del vitto documentato da vari scontrini fiscali;
- Importo di € 100 relative alle spese di viaggio documentate dal biglietto;
- € 120 di rimborso dell’alloggio documentato da ricevuta fiscale;
- Infine, € 40 di rimborso di ulteriori spese non documentate.
Nella tabella seguente sono riportati gli importi che dovranno essere assoggettati a tassazione e gli importi esenti.
| Tipologia di spesa | Imponibile | Esente |
| Rimborso del vitto documentato | – | € 140 |
| Il Rimborso dell’alloggio documentato | – | € 120 |
| Rimborso delle spese di viaggio documentate | – | € 10 |
| Rimborso di ulteriori spese non documentate | € 9,02 | € 30,98 |
| Totale | € 9,02 | € 390,98 |
I rimborsi di spese documentati di vitto, viaggio ed alloggio, non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente, indipendentemente dall’importo sostenuto.
Questo purché risultino dalla nota spese, mentre concorrerà a determinare il reddito del dipendente l’importo delle ulteriori spese, anche documentate, diverse da quelle di viaggio, vitto, alloggio e trasporto solo per l’importo che eccede il limite di € 15,49 giornaliero (nell’esempio € 15,49*2 = € 30,98).
Rimborso spese analitico per trasferte nel territorio comunale
Infine, nel caso di rimborso spese analitico per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro gli importi percepiti dal dipendente concorreranno alla determinazione del reddito.
Questo con la sola esclusione delle spese di viaggio e trasporto, se documentate dai giustificativi di spesa rilasciati dal vettore.
