Utilizzo di spazi attrezzati e servizi al posto della locazione

Il contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi può essere una valida alternativa al contratto di locazione. Questo quando si devono affittare stanze di un ufficio già attrezzato. La convenienza è sicuramente maggiore quando le esigenze dell’inquilino sono di breve periodo.

Oggi voglio parlarvi di un aspetto molto particolare che riguarda l’utilizzo di spazi attrezzati e servizi comuni a soggetti terzi. In particolare mi rivolgo a tutti i proprietari di uffici che vogliono concedere in utilizzo a terzi degli spazi attrezzati.

Classico esempio è quello dello studio professionale che si ritrova magari con un ufficio con scrivanie e servizi comuni (es. internet e pulizie) in eccesso. Ufficio quindi da mettere a reddito affittandolo a terzi.

In queste situazioni stipulare un vero e proprio contratto di locazione commerciale non è la soluzione migliore. Questo sia perché le esigenze del locatore potrebbero non essere di lungo termine, sia perché magari l’inquilino non desidera avere un contratto troppo lungo da rispettare.

In queste situazioni può venirvi in aiuto il contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi.

Vediamone insieme le caratteristiche ed i vantaggi.

Utilizzo di spazi attrezzati e servizi a terzi

Il contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi è una formula alternativa al contratto di locazione.

Formula che permette di percepire un corrispettivo a fronte della concessione di uno spazio dotato di servizi comuni (come internet, pulizie, segreteria, etc).

Un tipico esempio di contratto per l’utilizzo di spazi attrezzati è il contratto di  co-working. Si tratta della c.d. “condivisione delle scrivanie”.

Ciò che contraddistingue l’utilizzo di spazi attrezzati e servizi dalla locazione è che, in quest’ultimo caso:

1. Non viene affittato uno spazio, piuttosto viene concesso l’utilizzo di uno spazio già predisposto ed attrezzato, quindi già pronto all’uso;
2. Viene concessa in uso anche l’attrezzatura d’ufficio (scrivania, sedie ed armadiature). Ed inoltre vengono forniti servizi (connessione ad internet, servizio fotocopie, segreteria) ed un indirizzo fisico da utilizzare come sede.

Queste caratteristiche rendono il contratto di utilizzo di spazi attrezzati come uno strumento valido nelle mani dei proprietari di spazi commerciali.

Strumento valido, in quanto consente la possibilità di decidere la durata del contratto senza che questi debba essere obbligatoriamente di sei anni. Ovvero gli anni previsti dalla legge per la stipula di un contratto di locazione commerciale. Inoltre, si elimina anche il problema dei 6/12 mesi da concedere come preavviso in caso di risoluzione anticipata del contratto.

Quando utilizzare un contratto di utilizzo di spazi attrezzati?

Per l’utilizzo di un contratto di utilizzo di spazi attrezzati è importante che i servizi offerti abbiano una centralità e preminenza rispetto allo spazio in sé considerato.

Questo perché se viene messo a disposizione solamente uno spazio arredato, si ricadrà nell’ambito del contratto di locazione commerciale.

Ad esempio: per una stanza con scrivania e stampante senza alcun servizio ulteriore, si userà un contratto di locazione commerciale. Invece, se insieme alla stanza vengono offerti servizi quali connessione Wi-Fi, sale riunioni, servizi di pulizia, reception, accesso al bar e aree relax etc., si userà il contratto di uso di spazi e servizi.

Come redigere un contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi?

Il contratto di utilizzo di spazi e servizi deve essere redatto inserendovi al proprio interno alcune voci principali.

In particolare, le voci che ti consiglio di inserire sono le seguenti:

• Dati anagrafici delle parti in causa specificando i dati delle rispettive aziende;
• La descrizione dello spazio concesso e quindi la composizione (consigliabile una planimetria con evidenziati gli spazi);
• La descrizione dei servizi offerti indicando se sono compresi o hanno un costo specifico;
• La durata del contratto specificando se alla scadenza viene rinnovato tacitamente o meno. Non esistono vincoli di durata o risoluzione anticipata. C’è ampia autonomia negoziale delle parti;
• Il corrispettivo pattuito per tutta la durata del periodo;
• Le modalità di recesso da entrambe le parti;
• Le modalità di accesso allo spazio (se contratto di co-working) con la relativa consegna chiavi;
• Gli obblighi del cliente dando risalto alle responsabilità e buon uso di ciò che viene fornito;
• La manleva di responsabilità del concedente (a maggior ragione se contratto di co-working). Ad esempio per episodi di furto;
• La normativa sulla privacy.

Ti consiglio inoltre di valutare l’inserimento di una clausola per la cauzione al fine di tutelarti in caso di danni che dovesse arrecare il cliente.

È consigliabile, infine, inserire nel contratto elementi ulteriori, idonei a renderlo quanto più possibile rispondente alle esigenze delle parti stesse, mediante la previsione di ulteriori clausole.

Clausole  relative, ad esempio, agli  eventuali specifici servizi aggiuntivi resi, alle eventuali modalità di rinnovo del contratto, al foro competente, alle eventuali penali.

Contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi: i possibili rischi

La parte che è più a rischio è sicuramente il concedente o fornitore in quanto la messa a disposizione di spazi ed attrezzature di proprietà a terzi, potrebbe essere soggetta a danni per negligenza e furti.

Ecco perché in caso di contratto di co-working è caldamente consigliato l’utilizzo di badge nominali per l’accesso in modo da identificare chi e quando, accede allo spazio.

Altri accorgimenti potrebbero essere l’utilizzo di telecamere e la realizzazione di spazi chiusi anziché open-space in modo da garantire l’accesso solo a chi ha effettivamente l’utilizzo.

Se dovessi invece avere la necessità di stipulare contratti di spazi e servizi per immobili interi e quindi non per porzioni, sarebbe buona cosa gestirli come se fossero una locazione ovviamente nella forma e con le clausole di cui sopra.

Contratto di utilizzo di spazi e servizi: fiscalità

Quando si vuole utilizzare un contratto di utilizzo di spazi e servizi è necessario valutare anche gli aspetti fiscali.

Aspetti che devono essere tenuti in considerazione guardando anche a quelli della locazione commerciale.

Ipotizza il caso di uno studio professionale che possieda un fabbricato di un certo pregio. Fabbricato adatto per essere utilizzato ad uso ufficio da parte di un soggetto terzo (operatore Iva).

Ipotizzate ancora che i soggetti interessati ad utilizzare in modo saltuario e sporadico tale ambientazione non abbiano la possibilità di detrarre l’Iva.

Quello che ci si chiede è quale sia il corretto regime Iva da applicare, se si utilizza la locazione commerciale, piuttosto che per l’utilizzo di spazi attrezzati.

Il contenuto tipico del contratto di locazione consiste nel conferire all’interessato, per una durata convenuta e dietro corrispettivo, il diritto di occupare un immobile come se ne fosse il proprietario. E contemporaneamente di escludere qualsiasi altra persona dal beneficio di un tale diritto.

Per converso, non si può parlare di locazione qualora il contratto non abbia per oggetto la sola messa a disposizione passiva di una superficie o di uno spazio, con i servizi a ciò funzionali. Bensì anche servizi aggiuntivi, come quelli postali, di segreteria, amministrativi/contabili.

Qualora si scelga di stipulare un contratto di locazione commerciale, si dovrà applicare alla operazione il trattamento specificamente previsto dall’articolo 10 del DPR 633/1972. Articolo che prevede il regime generale dell’esenzione Iva nei contratti di locazione commerciale.

Diversamente, nel caso in cui si scelga di utilizzare un contratto di utilizzo di spazi attrezzati ci troveremmo dinnanzi ad una generica prestazione di servizi. Con la conseguenza che ci si dovrebbe allontanare dalla esenzione, per applicare l’imponibilità Iva con aliquota 22%.

Registrazione in caso d’uso del contratto di utilizzo di spazi attrezzati

L’obbligo di registrazione del contratto di utilizzo di spazi attrezzati e servizi sussiste soltanto, come per ogni contratto, in caso d’uso.

La registrazione, infatti, è necessaria soltanto se il contratto dovesse essere utilizzato nell’ambito di una controversia tra le parti.

In tal caso il contratto deve essere registrato presso un ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.

In questo caso viene applicata l’imposta di registro in misura fissa pari ad € 168,00, stante il principio di alternatività Iva – imposta di registro, di cui all’art. 40 del DPR n 131/86.

L’obbligo di registrazione sorge, altresì, nel caso in cui le parti decidano di redigere il contratto nella forma di scrittura privata autenticata o di atto pubblico.

Vantaggi dei contratti di service

Alla luce di quanto detto sinora è possibile riepilogare brevemente quali sono i principali vantaggi legati alla stesura di contratti di service.

In particolare i vantaggi possono essere:

• Possibilità di utilizzare uno spazio lavorativo già pronto all’uso e dotato di servizi comuni aggiuntivi;
• Possibilità di offrire spazi senza doversi legare alla durata di un contratto di locazione commerciale;
• La possibilità di avere un’ambia autonomia nella redazione del contratto;
• Non si devono sopportare i costi legati alla registrazione di un contratto di locazione (bolli e imposta di registro);
• Possibilità di poter usufruire di un regime di imponibilità Iva (al posto dell’esenzione Iva delle locazioni commerciali);
• Possibilità di risoluzione anticipata del contratto con preavviso fissato convenzionalmente;
• Il pagamento viene effettuato sulla base di una fattura relativa al servizio reso, che naturalmente è fiscalmente deducibile.

Contratto di utilizzo di spazi e servizi: consulenza

Se nel tuo caso specifico non riesci a capire se sia necessario un contratto di locazione commerciale o un contratto di fornitura spazi e servizi, puoi richiedere una mia consulenza.